Automaattinen pankkitäsmäytys

Automaattinen pankkitäsmäytys kohdistaa tuodut pankkitapahtumat laskuihin ja kirjauksiin. Kirjapron täsmäytysmoottori yhdistää viitenumero-, summa-, asiakas- ja päivämäärätiedot todennäköisyyspohjaiseksi luottamuspisteytykseksi, joka oppii valinnoistasi.

Huomio

Automaattinen pankkitäsmäytys on saatavilla Yrittäjä- ja Kasvu-paketeissa.

Miten se toimii?

Kirjapron täsmäytysmoottori käyttää kaksivaiheista arkkitehtuuria:

Vaihe 1: Pikalinja (tunnistepohjainen)

Ensimmäinen vaihe etsii suoria tunnisteita, viitenumeroita, RF-viitteitä ja laskunumeroita. Nämä ovat lähes varmoja osumia (95–99 % varmuus).

Tunniste	Prioriteetti	Varmuus	Selitys
Viitenumero	Korkein	99 %	Suomalainen viitenumero täsmää laskun viitteeseen
RF-viite	Korkein	99 %	ISO 11649 RF-viite, myös purettu suomalaiseksi
Laskunumero	Korkea	90–95 %	Laskun numero tunnistetaan maksun selitetiedoista

Vinkki

Viitenumero on luotettavin tapa kohdistaa. Varmista, että kaikissa laskuissa on viitenumero ja asiakkaat käyttävät sitä maksaessaan!

Vaihe 2: Todennäköisyyspisteytys

Kun suoraa tunnistetta ei löydy, Kirjapro käyttää todennäköisyyspohjaista pisteytystä. Moottori arvioi kolme signaaliryhmää jokaiselle lasku-tapahtuma-parille ja laskee kokonaisluottamuspisteen:

Signaaliryhmä	Mitä arvioidaan	Painoarvo
Tunniste	Viitenumero, RF-viite, laskunumero (myös osittainen)	Korkein
Summa	Tarkka osuma, toleranssin sisällä (1 %), useampi lasku samalla summalla	Korkea
Konteksti	Asiakkaan nimen samankaltaisuus + eräpäivän läheisyys	Keskitaso

Jokainen signaali lisää tai vähentää luottamuspisteitä. Esimerkiksi:

• Tarkka summa + tuttu asiakas → korkea varmuus (~92 %)
• Tarkka summa, tuntematon asiakas → matala varmuus (~18 %)
• Ei osumia → ei kohdistusta

Laskuryhmien kohdistus

Kirjapro tunnistaa myös tilanteet, joissa asiakas maksaa useita laskuja yhdellä maksulla:

1. Etsitään saman asiakkaan avoimet laskut (nimen perusteella)
2. Kokeillaan 2–4 laskun yhdistelmiä
3. Jos yhteissumma täsmää maksun summaan → ehdotetaan ryhmäkohdistusta (85 % varmuus)

Kulujen automaattiluokittelu

Lähtevät maksut (veloitukset) käsitellään eri tavalla:

Sääntöpohjainen tunnistus: 28 valmista suomalaista sääntöä tunnistavat mm.:

• IT-tilaukset (Spotify, Microsoft 365, Adobe, Google)
• Teleoperaattorit (Telia, Elisa, DNA)
• Sähkö (Fortum, Helen, Caruna)
• Vakuutukset (If, LähiTapiola, Fennia)
• Polttoaineet (Neste, St1, ABC)
• Pankkikulut (palvelumaksut, kuukausimaksut)

Pankin luokituskoodi: Jos sääntö ei osu, Kirjapro tunnistaa tapahtuman pankin oman luokituksen perusteella ja ehdottaa tiliöintiä:

• Palkat → 7010 Palkat ja palkkiot
• Verot → 9010 Tilikauden tuloverot
• Eläkemaksut → 7100 Eläkekulut
• Vuokrat → 7410 Vuokrat
• Pankkikulut → 7957 Pankkikulut

Varoitus

Ruokakaupat (K-Market, S-Market, Prisma, Lidl) merkitään aina tarkistettaviksi, koska niiden kirjanpitokäsittely riippuu käyttötarkoituksesta (edustus, henkilöstö, materiaalit).

Täsmäytyksen aloittaminen

1. Tuo tiliote tai yhdistä pankkitili

   Siirry Pankki → Tuo tiliote tai käytä suoraa pankkiyhteyttä.

2. Käynnistä automaattinen täsmäytys

   Klikkaa Automaattinen täsmäytys. Moottori käy läpi kaikki kohdentamattomat tapahtumat.

3. Tarkista tulokset välilehdittäin

   Välilehti	Varmuus	Toimenpide
   Automaattiset	>= 90 %	Tarkista ja vahvista massana
   Tarkistettavat	60–89 %	Käy läpi yksitellen
   Kohdistamatta	< 60 %	Kohdista manuaalisesti

4. Vahvista kohdistukset

   • Massavahvistus: Vahvista kaikki automaattiset yhdellä klikkauksella
   • Yksittäinen: Valitse ehdotus tai kohdista manuaalisesti laskuun tai tilille

Kohdistuksen perustelu (“Miksi?”)

Jokaisessa kohdistusehdotuksessa on Miksi?-painike, joka avaa signaalinäkymän:

• Tunniste: mitä viitettä tai numeroa käytettiin, ja kuinka vahva osuma
• Summa: täsmääkö tarkasti, toleranssin sisällä vai poikkeaako
• Konteksti: asiakkaan nimi ja eräpäivän läheisyys

Jokainen signaali näytetään väripalkkina:

• 🟢 Vihreä = vahva positiivinen signaali
• 🟡 Keltainen = heikko positiivinen
• 🔴 Punainen = negatiivinen (rangaistus)

Automaattinen oppiminen

Kirjapro oppii kohdistuksistasi kolmella tasolla:

Taso 1: Sääntöoppiminen

Kun vahvistat kulukohdistuksen, Kirjapro luo tai päivittää säännön. Seuraavalla kerralla sama kulu kohdistetaan automaattisesti.

Taso 2: Vektorimuistio

Vahvistettujen tapahtumien kuvaukset tallennetaan vektorimuistiin. Kun uusi samankaltainen tapahtuma saapuu, järjestelmä ehdottaa samaa tiliöintiä semanttisen samankaltaisuuden perusteella.

Taso 3: Tekoälyn arvio (Yrittäjä-tilaus ja ylemmät)

Kun vektorimuistio palauttaa useita lähes yhtä todennäköisiä ehdokkaita, Kirjapro pyytää tekoälyltä perustellun valinnan: mikä ehdokas sopii parhaiten, vai sopiiko mikään niistä. Tekoäly voi myös todeta että tapahtuma näyttää laskun maksulta ja ohjata laskunhakuun, tai että ehdokastilit ovat väärällä puolella tasetta ja vihjata oikean tilityypin. Perustelu (max 80 merkkiä) näkyy ehdotuspaneelin alaosassa ”ⓘ Tekoälyn arvio: …” -muodossa. Mikäli tekoäly ei vastaa, järjestelmä putoaa hiljaisesti takaisin vektorimuistion tuloksiin.

Kalibrointivaihe

Uutena Yrittäjä-tason käyttäjänä Kirjapro pyytää sinua kerran kalibroimaan tekoälyn. Pankkituonnin velhossa Esikatselun ja Luokittelun välissä näytetään Kalibroi tiliöinti -vaihe: 10 monipuolisinta tapahtumaa valitaan automaattisesti, ja sinä valitset kullekin oikean tilin. Vähintään 5 valintaa riittää jatkamaan.

Valintasi ohjaavat tekoälyn ehdotuksia tämän erän muille tapahtumille. Kun olet vahvistanut yhteensä 50 täsmäytystä, kalibrointi sulkeutuu automaattisesti ja Kirjapro luottaa pelkästään vektorimuistioon. Voit ohittaa kalibroinnin Ohita kalibrointi -linkillä.

Vaihe näytetään vain kerran per yritys. Ilmaispaketin käyttäjille kalibrointia ei näytetä.

Pankin oma luokituskoodi

Suorien pankkiyhteyksien (Enable Banking) kautta saapuvat tapahtumat sisältävät pankin oman luokituskoodin, joka kertoo onko kyseessä esimerkiksi palkanmaksu, veronmaksu vai saapuva tilisiirto. Kirjapro tunnistaa nämä suoraan jo ennen vektorimuistion oppimista ja ehdottaa oikeaa kirjaustiliä tai merkitsee tapahtuman tarkistettavaksi. Pankin luokitus on luotettavampi signaali kuin pelkkä viestirivin teksti.

CSV- tai XLSX-tiliotteet eivät yleensä sisällä luokituskoodia, joten niissä Kirjapro käyttää pelkästään tekstipohjaisia signaaleja ja sääntöjä.

Suomi-erityinen sanasto

Kirjapro tunnistaa suoraan suomalaisen yritystoiminnan vakiotermit pankkitapahtuman vastapuolesta tai viestistä, myös ennen kuin oma sääntö- tai vektorimuisto on ehtinyt oppia:

Rautakaupat ja materiaaliostot

• Vastapuolet kuten Kärkkäinen, K-Rauta, Bauhaus, Biltema, Stark, Puuilo, Tokmanni, Kerasil merkitään tarkistettavaksi, jotta järjestelmä ei vahingossa ehdota niitä 7954 Ohjelmistot ja lisenssit -tilille. Käyttäjä valitsee lopullisen tilin (6010 Ostot / 7952 Toimistotarvikkeet / 2010 Vaihto-omaisuus / kalusteena hankittaessa investointitili).

Pääomansijoitukset (saapuvat +N€)

• Viestit kuten Alkupääoma, Osakepääoma, SVOP, Yksityissijoitus, Pääomalaina, Pääomasijoitus ohjaavat käyttäjän kirjaamaan oman pääoman tilille (Oy: 3010 Osakepääoma / 3410 SVOP / 3700 Pääomalainat, Tmi: 3920 Yksityissijoitus). Käyttäjä valitsee yhtiömuotonsa ja sijoituksen luonteen perusteella.

Rahoitus ja avustukset

• Viestit kuten TURBIINI-rahasto, Finnvera, Business Finland, ELY-keskus, Starttiraha, Mikrorahoitus, Yritystuki, Avustus ohjaavat vieras pääoma -tilille (4030/4110 Lainat rahoituslaitoksilta) tai rahoitustuotto-tilille (8xxx) saannon tyypin mukaan.

Sanasto kattaa sekä menevät että saapuvat tapahtumat, saapuva +N€ omistajan pääomansijoitus tunnistetaan viestin perusteella, vaikka vastapuoli olisi yksityishenkilö.

Kohdistustyypit

Myyntilaskuihin (saapuvat maksut)

Asiakas maksaa laskun → Kirjapro yhdistää pankkitapahtuman ja laskun:

• Pankkitapahtuma: +1 240,00 €, ABC Oy, viite 1234567890123
• Lasku #2025-001: Asiakas ABC Oy, summa 1 240,00 €, viite 1234567890123

Kuluihin (lähtevät maksut)

Kirjapro tunnistaa toistuvia kuluja säännöillä tai pankkikoodeilla:

Selite	Ehdotettu tili	Varmuus
SPOTIFY AB	7680 IT-tilaukset	85 %
TELIA FINLAND OY	7660 Puhelin	85 %
Palvelumaksu	7957 Pankkikulut	75 %
Pankin luokitus: palkanmaksu	7010 Palkat	75 %

Ryhmäkohdistus (useita laskuja)

Kun asiakas maksaa monta laskua kerralla:

Lasku	Summa	Asiakas
#2025-001	500,00 €	ABC Oy
#2025-003	740,00 €	ABC Oy
Yhteensä	1 240,00 €
Pankkitapahtuma	1 240,00 €	ABC Oy

→ Kirjapro ehdottaa ryhmäkohdistusta molempiin laskuihin.

Täsmäytyksen tila

Tila	Varmuus	Väri	Kuvaus
Kohdistettu	>= 90 %	Vihreä	Automaattisesti kohdistettu
Ehdotus	60–89 %	Keltainen	Odottaa tarkistusta
Kohdistamaton	< 60 %	Punainen	Vaatii manuaalisen käsittelyn

Manuaalinen täsmäytys

Kun automaattinen kohdistus ei onnistu:

1. Klikkaa tapahtumaa
2. Valitse:
   • Kohdista laskuun: hae lasku numerolla, asiakkaalla tai summalla
   • Kategorisoi: valitse tili (kuluille)
   • Poista: poista virheellinen tapahtuma
3. Vahvista

Täsmäytyksen purkaminen

Jos kohdistus on väärä:

1. Avaa tapahtuma
2. Klikkaa Pura täsmäytys
3. Tee uusi kohdistus

Varoitus

Täsmäytyksen purkaminen poistaa myös luodun kirjauksen. Lukitulla tilikaudella purkaminen ei ole mahdollista.

Parhaat käytännöt

1. Käytä aina viitenumeroita

Viitenumero on luotettavin täsmäytystapa (99 % varmuus). Varmista, että:

• Kaikilla laskuilla on viitenumero
• Asiakkaat käyttävät viitenumeroa maksaessaan
• RF-viitteet generoidaan automaattisesti

2. Täsmäytä säännöllisesti

Tee täsmäytys viikoittain tai kuukausittain. Älä anna tapahtumien kasautua.

3. Tarkista ehdotukset

Älä hyväksy kaikkia ehdotuksia sokeasti. Käytä Miksi?-painiketta ymmärtääksesi kohdistuksen perustelun.

4. Hyödynnä massavahvistusta

Korkean varmuuden (>= 90 %) kohdistukset voit vahvistaa massana. Moottori käsittelee ne rinnakkain.

Tietojen käsittely

Sääntöoppiminen ja vektorimuistio toimivat kokonaan Kirjapron omassa Tukholman palvelinympäristössä. Pankkitapahtumiesi tekstidata pysyy siellä.

Tekoälyn arvio lähettää vain epäselvät ehdokastapaukset Mistralille kategorisointia varten. Lähetetään:

• vastapuolen nimi (esim. “Spotify AB”)
• viestirivin teksti
• summa ja suunta
• todennäköisimmät ehdokastilit tilikartastasi
• mahdolliset kalibrointiesimerkkisi

Ei lähetetä: IBAN-tunnuksia, viitenumeroita, henkilötunnuksia, laskuja, PDF-tositteita tai muuta kirjanpitodataa. Vain yksittäisen pankkitapahtuman teksti.

Mistral on ranskalainen yritys (Pariisi). Tiedot käsitellään EU:n alueella eikä niitä käytetä mallin kouluttamiseen. Mistral säilyttää pyynnöt korkeintaan 30 päivää väärinkäyttövalvontaa varten ja poistaa ne sen jälkeen automaattisesti. Mistral on listattu Kirjapron alikäsittelijöihin.

Tekoälyn arvio on käytettävissä Yrittäjä-tasolta ja ylemmillä. Ilmaispaketissa tekoälyä ei käytetä eikä tietoja lähetetä Mistralille.

Seuraavaksi

• Maksujen kohdistaminen: yksityiskohtainen kohdistusopas
• Tiliotteen tuonti: tiliotteen tuonti pankista
• SEPA-maksut: maksujen lähettäminen
• Hinnoittelu: vertaa paketteja ja hintoja