Maksujen seuranta

Kirjapro auttaa seuraamaan avoimia laskuja ja huomaamaan myöhästyneet maksut ajoissa.

Laskujen tilat

Tila	Kuvaus
Luonnos	Lasku on keskeneräinen
Lähetetty	Lasku on lähetetty asiakkaalle
Maksettu	Lasku on maksettu kokonaan
Osittain maksettu	Osa laskusta on maksettu
Myöhässä	Eräpäivä on ylittynyt
Peruttu	Lasku on peruttu/mitätöity

Avoimet laskut

Näytä ja etsi laskuja

1. Siirry Laskutus → Laskut
2. Näet kaikki tilikauden laskut sivutettuna (25 riviä/sivu)
3. Voit rajata näkymää:
   • Hae: laskun numerolla, viitteellä tai asiakkaan nimellä
   • Tilan mukaan: Luonnos, Lähetetty, Maksettu, Osittain maksettu, Myöhässä, Peruttu

Yhteenveto

Sivun yläreunassa näet koko tilikauden tunnusluvut (eivät riipu sivusta, suodattimesta tai hausta):

• Avoimet laskut: Kaikkien avoimien laskujen summa (sisältää osittain maksetut)
• Myöhässä: Eräpäivän ylittäneiden laskujen lukumäärä
• Laskuja yhteensä: Tilikauden laskujen kokonaismäärä

Vie CSV

Klikkaa Vie CSV saadaksesi hakuehtoihin ja suodattimeen osuvat laskut taulukkolaskentaa varten, vienti kattaa kaikki sivut, ei vain nykyisen.

Vinkki

Tarkista avoimet laskut säännöllisesti, esim. kerran viikossa. Näin huomaat myöhästyneet maksut ajoissa.

Maksun merkitseminen

Automaattisesti tiliotteelta

Kun tuot tiliotteen:

1. Kirjapro tunnistaa viitenumerolla maksut
2. Ehdottaa kohdistusta
3. Hyväksy kohdistukset

Lue lisää tiliotteen tuonnista →

Manuaalisesti

1. Etsi lasku

   Siirry Laskutus → Avoimet laskut ja etsi lasku

2. Avaa lasku

   Klikkaa laskua nähdäksesi tiedot

3. Kirjaa maksu

   Klikkaa laskun Maksut-osiossa Kirjaa maksu

4. Täytä maksutiedot

   • Maksupäivä
   • Maksettu summa
   • Maksutapa (tilisiirto, käteinen, kortti tai muu)
   • Viite tai tunniste (vapaaehtoinen)
   • Muistiinpano (vapaaehtoinen)

5. Tallenna

Osamaksu

Jos asiakas maksaa osan:

1. Avaa lasku
2. Klikkaa Kirjaa maksu
3. Syötä maksettu summa (pienempi kuin loppusumma)
4. Tallenna

Lasku siirtyy tilaan “Osittain maksettu”. Maksuhistoria sekä maksettu ja avoin saldo näkyvät samalla laskulla. Voit kirjata seuraavat suoritukset yksitellen, kunnes avoin saldo on nolla ja lasku siirtyy maksetuksi.

Virheellisen maksun peruminen

Maksua ei poisteta historiasta. Sen sijaan Kirjapro tekee vastakirjauksen, jotta tapahtumaketju säilyy tarkistettavana:

1. Avaa laskun Maksut-osio
2. Valitse maksun vierestä Peru maksu
3. Anna peruutuspäivä ja vähintään lyhyt perustelu
4. Klikkaa Tee vastakirjaus

Alkuperäinen maksu merkitään perutuksi, negatiivinen vastakirjaus lisätään historiaan ja summa palautuu laskun avoimeen saldoon. Jos maksuun liittyy kirjanpitovienti, Kirjapro tekee myös sitä vastaavan vastakirjauksen.

Varoitus

Älä korjaa virheellistä maksua kirjaamalla uutta negatiivista maksua käsin. Käytä aina maksun omaa peruutustoimintoa, jotta alkuperäinen suoritus ja perustelu säilyvät auditointiketjussa.

Maksumuistutus

Muistutuksen lähettäminen

Kun lasku on myöhässä:

1. Avaa lasku
2. Klikkaa Lähetä muistutus
3. Tarkista viesti
4. Lähetä

Huomio

Muistutuslasku sisältää alkuperäisen laskun tiedot ja huomautuksen myöhästymisestä. Voit lisätä viivästyskoron.

Viivästyskorko

Suomessa viivästyskorko on:

• Kuluttajamyynti: Korkolain mukainen viitekorko + 7 % (max)
• Yritysmyynti: Sopimuksen mukainen tai korkolain mukainen

Kirjapro laskee viivästyskoron automaattisesti muistutukseen.

Luottotappiot

Jos lasku jää lopullisesti saamatta:

1. Varmista perintätoimet

   Ensin lähetä muistutukset ja harkitse perintää

2. Kirjaa luottotappio

   • Avaa lasku
   • Klikkaa Kirjaa luottotappioksi
   • Vahvista

3. Kirjanpitomerkintä

   Kirjapro tekee automaattisesti:

   • Myyntisaaminen pois
   • Luottotappiokuluksi

Varoitus

Luottotappion kirjaaminen on lopullista. Varmista ensin, että maksu ei ole tulossa.

Kassavirran seuranta

Erääntymisraportti

Näet milloin rahaa on tulossa:

1. Siirry Raportit → Erääntymisraportti
2. Näet laskut eräpäivän mukaan:
   • Myöhässä
   • Tänään
   • 1-7 pv
   • 8-14 pv
   • 15-30 pv
   • Yli 30 pv

Asiakaskohtainen seuranta

Tarkista yksittäisen asiakkaan tilanne:

1. Siirry Asiakkaat
2. Valitse asiakas
3. Näet avoimet laskut ja maksuhistorian

Vinkkejä

1. Lähetä lasku heti - Mitä nopeammin lähetät, sitä nopeammin saat maksun

2. Käytä lyhyitä maksuehtoja - 14 pv netto on hyvä lähtökohta

3. Reagoi nopeasti - Lähetä muistutus heti eräpäivän jälkeen

4. Seuraa säännöllisesti - Tarkista avoimet laskut viikoittain

Seuraavaksi

• Verkkolaskut - Nopeampi laskutus
• Maksumuistutukset - Automatisoi maksumuistutukset
• Korttimaksulinkki - Anna asiakkaan maksaa kortilla
• Tiliotteen tuonti - Automaattinen kohdistus