Dokumentit ja tallennustila

Kirjapro tarjoaa pilvitallennustilan kirjanpidon dokumenteille. Tallenna tositteet, sopimukset ja muut liitteet suoraan kirjauksiin.

Tallennustila paketeittain

Paketti	Tallennustila
Ilmainen	100 MB
Yrittäjä	10 GB
Tilitoimisto	100 GB

Vinkki

100 MB riittää noin 500-1000 tositteeseen (riippuen kuvan laadusta). 10 GB riittää useimpien pienyritysten tarpeisiin vuosiksi.

Tuetut tiedostomuodot

Kirjapro tukee yleisimpiä kuva- ja dokumenttimuotoja: JPEG, PNG, HEIC (iPhone-kuvat) ja PDF. iPhone-kuvat muunnetaan automaattisesti yhteensopivaan muotoon.

• Tiedoston enimmäiskoko: 10 MB
• Suositeltu kuvan koko: 1-2 MB

Huomio

Jos tiedosto on liian suuri, pienennä kuvan kokoa tai pakkaa PDF ennen lataamista.

Dokumentin lisääminen

Kirjaukseen liittäminen

1. Avaa kirjaus tai luo uusi
2. Klikkaa Lisää tosite
3. Valitse tiedosto tai vedä ja pudota
4. Tosite liitetään kirjaukseen

Mobiililaitteella

1. Avaa Kirjapro selaimessa
2. Klikkaa Lisää tosite
3. Valitse Ota kuva tai Valitse galleriasta
4. Kuva tallentuu automaattisesti

Vinkki

Mobiililla voit ottaa kuvan suoraan kuitista ja liittää sen kirjaukseen.

Raahaa ja pudota

Voit raahata tiedostoja suoraan selaimeen:

• Kirjauksen muokkausnäkymässä
• Dokumentit-näkymässä

Dokumenttien hallinta

Dokumentit-näkymä

Siirry Dokumentit nähdäksesi kaikki ladatut tiedostot.

Näkymässä voit:

• Selata dokumentteja
• Hakea nimellä tai päivämäärällä
• Suodattaa tyypin mukaan
• Avata dokumentin
• Siirtyä liitettyyn kirjaukseen

Dokumentin tiedot

Jokaisesta dokumentista näet:

• Tiedostonimi
• Latausaika
• Koko
• Liitetty kirjaus (jos on)

Tallennustilan seuranta

Käytetty tila

1. Siirry Asetukset → Tallennustila
2. Näet:
   • Käytetty tila (GB/MB)
   • Jäljellä oleva tila
   • Prosenttiosuus

Tilan vapauttaminen

Jos tila loppuu:

1. Poista tarpeettomat dokumentit
2. Pakkaa suuret tiedostot
3. Päivitä pakettia

Varoitus

Älä poista kirjanpitoaineistoa ennen säilytysajan (6 vuotta) päättymistä!

Kirjanpitoaineiston säilytys

Lain vaatimukset

Kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineisto on säilytettävä:

Aineisto	Säilytysaika
Tositteet	6 vuotta
Kirjanpitokirjat	10 vuotta
Tilinpäätös	10 vuotta

Arkistointi Kirjaprossa

Kirjaprossa dokumentit säilyvät automaattisesti:

• Pilvipalvelimella Suomessa/EU:ssa
• Varmuuskopioituna päivittäin
• Saatavilla koko tilauksesi ajan

Huomio

Vaikka peruuttaisit tilauksen, voit ladata dokumentit ennen tilauksen päättymistä.

Tietoturva

Salaus

• Tiedostot salataan sekä siirron aikana että tallennuksessa
• Tietoturva vastaa pankkitason vaatimuksia

Pääsynhallinta

• Vain yrityksen käyttäjät näkevät dokumentit
• Käyttöoikeudet roolin mukaan
• Kirjausloki kaikista toiminnoista

Varmuuskopiointi

• Automaattinen päivittäinen varmuuskopiointi
• Tiedot tallennetaan useaan sijaintiin
• Palautus mahdollinen katastrofitilanteissa

Dokumenttien vienti

Yksittäinen dokumentti

1. Avaa dokumentti
2. Klikkaa Lataa
3. Tiedosto latautuu laitteellesi

Koko aineiston vienti

1. Siirry Asetukset → Tietojen vienti
2. Valitse Dokumentit
3. Valitse aikaväli
4. Klikkaa Luo vientiarkisto
5. Lataa ZIP-tiedosto

Vinkki

Tee säännöllisesti varmuuskopio omalle laitteellesi tai toiseen pilvipalveluun.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä tapahtuu kun tallennustila loppuu?

Et voi ladata uusia dokumentteja. Vanhat dokumentit säilyvät ja ovat käytettävissä.

Vaihtoehdot:

• Poista tarpeettomia dokumentteja
• Päivitä pakettia

Voinko palauttaa poistetun dokumentin?

Poistetut dokumentit siirtyvät roskakoriin, josta ne voi palauttaa 30 päivän ajan.

Missä data sijaitsee fyysisesti?

Tiedot tallennetaan EU:n alueella sijaitseviin palvelinkeskuksiin.

Onko tiedot salattuja?

Kyllä. Tiedostot salataan sekä siirron aikana että tallennuksessa.

Seuraavaksi

• Kirjaukset - Tositteiden kirjaaminen
• Tilaukset - Tallennustilan lisääminen
• PDF-vienti - Raporttien vienti